Kanzlei 2.0


„Der meistgesuchte Gegenstand in einer Kanzlei ist die Handakte des gerade anrufenden Mandanten.“(Zitat Aue / Reuter “Anwaltliche Kanzleigründung und Kanzleiorganisation”)

Ich führe alle Akten elektronisch. Sämtliche eingehenden Dokumente werden eingescannt und auf meinem Kanzleiserver digital gespeichert. Die Sicherung der Daten erfolgt durch permanente Synchronspeicherung auf einem externen Datenträger und regelmäßige zusätzliche Backups. Die Papierakte, die ich aus berufsrechtlichen Gründen führe, ist von untergeordneter Bedeutung und stellt im Wesentlichen eine weitere Sicherung der Daten in Papierform dar.

Durch die Möglichkeit, sofort auf die Akte per Mausklick zuzugreifen, erspare ich mir nicht nur den zusätzlichen Aufwand, die Papierakten suchen zu müssen. Ich kann zudem bei Telefonanrufen und Nachfragen meiner Mandantschaft zum Sachstand sofort reagieren, indem ich die elektronische Akte nutze. “Einen Moment bitte, wir suchen gerade die Akte.”, oder noch schlimmer: “Ich rufe Sie zurück, wir können gerade Ihre Akte nicht finden”, werden Sie von mir daher nicht hören.

“Ob ein Büro gut organisiert ist oder nicht, können Sie maßgeblich daran erkennen, wie viel Zeit für das Suchen von Akten aufgewandt wird.” (Zitat Stefan Thon “Organisation und Qualitätsmanagement”)

Die elektronische Akte spart nicht nur Kopien und schont dadurch die Umwelt, sie bietet für beide Seiten weitere erhebliche Vorteile.

Auf Wunsch des Mandanten kann die gesamte Weiterleitung von eingehender Post, die Abschriften von eigenen Schriftsätzen und die Weiterleitung sowie der Empfang sonstiger Dokumente – insbesondere Straf- und Ordnungswidrigkeitenakten – per E-Mail erfolgen. Die Zeiten des Papierkriegs sind vorbei. Postlaufzeiten sind passé. Sie können sich Ihre eigene elektronische Akte anlegen, indem Sie die Dateianhänge oder E-Mails in einen digitalen Ordner auf Ihrem PC verschieben.

Die ständige Erreichbarkeit und Kommunikationsmöglichkeit ist gesichert. Auch wenn Sie im Urlaub sind, kann ich Ihnen sämtliche Dokumente, insbesondere Posteingänge, per E-Mail zukommen lassen.

Sie kommunizieren mit Ihrer Familie, Ihren Freunden und Bekannten per E-Mail, Facebook, Twitter, Whats App? Warum nicht auch mit Ihrem Anwalt, wenn es nicht gerade um sensible Informationen geht?

Meine Facebook-Seite finden Sie unter http://facebook.com/rechtsanwaltweiser.

Kanzlei 2.0 heißt für mich, die Möglichkeiten der elektronischen Medien zu Gunsten der Qualität meiner Dienstleistung und der Kommunikation mit meinen Mandanten optimal zu nutzen.